老板，开会时请少说多听：会议科学研究揭示高效秘诀

据全球会议统计，每天约有近10亿场会议在世界各地举行。首席执行官们近四分之三的工作时间泡在会议室里，管理者们则将大部分精力用于筹划和主持会议。在工业化国家，会议既是工作节奏的节拍器，也是让人头疼的麻烦事。面对如此庞大的时间投入，我们是否真的了解会议带来了什么？又该如何让会议变得更有价值？过去几十年，答案并不乐观——会议并非容易研究的课题。但如今情况已经改变。据《年度组织心理学与组织行为学评论》2026年刊登的一篇综述，组织心理学家和社会心理学家正将“会议科学”发展为一个日益专业化的领域。随着存档虚拟会议提供了海量数据，该领域正加速前进，为人类行为打开了迷人的窗口。

会议科学：从边缘到前沿

据Ars Technica报道，组织心理学家Liana Kreamer（佛罗里达理工学院）认为，会议科学研究的核心是定义会议为“带有某种目标或结构的群体聚集”。她在2026年与北卡罗来纳大学夏洛特分校的Steven Rogelberg和Jon Gray合著的综述中写道：“会议是我们作为社会性生物组织与互动的基本方式。” Kreamer的博士工作正是在会议研究领域展开。她表示：“你可以把会议当作一个舞台，研究任何你想研究的东西。”研究通常采用两种方法：一是经典调查，回溯询问人们真实的或模拟的会议体验；二是分析会议录音录像中的具体行为和趋势。德国汉堡大学工业与组织心理学家Nale Lehmann-Willenbrock将后者称为“宝藏所在”。她的团队通过视频记录实验发现，领导者在会议中表现出尊重、专注的询问方式能够提升团队表现，而只顾提问却不认真聆听则适得其反。

领导者的倾听艺术

研究表明，领导者与参与者往往对会议成败持有截然不同的看法。Lehmann-Willenbrock指出：“领导者通常说得最多，这也就是为什么他们常常觉得自己的会议开得不错。” Kreamer也强调，领导者应当引导而非主导讨论，注意控制自己的发言时间，以便让更多声音被听到。一项实验中，研究者对比了不同领导沟通方式对决策的影响，结果发现积极倾听——不仅是被动认可，而是提供深思熟虑的反馈——对提升会议效果至关重要。在虚拟会议中，由于“我们都学会了不讲话时就静音”，Lehmann-Willenbrock担忧“主动倾听往往被完全扼杀”。

虚拟会议：主动倾听的天敌

Lehmann-Willenbrock的研究强调，虚拟会议中缺乏会前闲谈对内向参与者尤为不利。她的研究表明，“对于更内向、更安静的参与者来说，暖身阶段真的很有帮助，能让他们在会议中更积极地贡献。”面对面会议时的会前闲聊能预测会议效能，但在虚拟环境中，这种闲聊几乎消失。她建议领导者建立提前到会或利用最初几分钟进行非正式交流的规范。另外，Kreamer推荐一种名为“静默头脑风暴”的技巧：在共享虚拟空间（如聊天框或在线文档）中让所有参与者同时贡献想法。2009年的一项研究发现，这种方法（又称“脑力书写”）比传统即兴口头头脑风暴更有效。Kreamer在课堂上使用这种技巧，“我们都能看到彼此在思考”，安静的学生不必担心打断别人或不得不口头表达。

包容性会议：关注神经多样性

Kreamer的博士生Zofia Walters正在研究会议包容性的另一个维度——神经多样性参与者的需求。她对147名来自不同工作场所的员工进行了调查，询问他们最近一次虚拟会议的效能、会后疲劳程度、情绪状态，以及多任务处理时长和摄像头开启时间。参与者还报告了是否患有ADHD（正式或自我评估）。Walters的初步发现（尚未发表）显示，ADHD个体在摄像头长时间开启时更容易感到会议疲劳，情绪状态也更差。同时，多任务处理可能帮助ADHD参会者管理无聊或过度活跃感。

频繁开会：负担还是机遇？

会议是否真的损害工作效率？研究确实发现，当员工日程被会议塞满时，尤其是当他们在处理复杂任务时，会预期感到更糟糕、效率更低。哥本哈根大学的认知科学家Ava Scott在对微软员工的研究中指出：“很多会议让人感觉毫无目的”，尤其是重复进行的例行会议——一位参与者描述这些会议的“梦境般的相似性”。如果会议没有明确目标、大家又都很忙，那么占用别人时间开会可能并非理想选择。不过，2026年一项覆盖挪威9,000多名员工的研究（由哈佛大学经济学家David Deming领导）发现，会议强度与随后的工资增长和在职学习呈正相关。尽管会议成本高昂，但其好处可能更值得。研究结论颇为幽默：“会议是工作中的西兰花——普遍不受欢迎，但对我们可能有好处。”

幽默、时机与文化差异

幽默如果运用得当（真诚、支持性、非贬低性），可以激发新创意、增强团队绩效。Lehmann-Willenbrock在分析两家德国公司的会议视频后发现，幽默最有效的前提是与会者彼此熟悉。科学教育者兼喜剧演员Vita Stout针对科学会议的研究也表明，适时的幽默可以成为连接和社区建设的工具。但讲笑话更多出现在有特权和权力的人身上——年长、地位稳固的男性科学家比早期职业研究人员和来自代表不足群体的科学家更频繁地开怀。

时机同样重要。会议安排应考虑人体昼夜节律，避免午餐后的精力低谷。Lehmann-Willenbrock无奈地承认：“我们很多委员会会议都安排在人最疲惫的时候。”她还强调要尊重员工的家庭义务，“我有两个小孩，每次看到关于多元化或包容性的会议被安排在下午5点，我就特别生气。”文化差异也不可忽视：一项针对1,432名来自六国员工的研究显示，美国人和荷兰人对领导者迟到5到15分钟非常恼火，而中国和智利的受访者则没那么焦虑。Kreamer指出，目前会议科学中的跨文化研究仍然很少，“我们在过去30年里积累的最佳实践大多来自欧洲或北美”，她希望未来能检验这些规则是否适用于全球。

Q1: 领导在会议中应该怎样发言才能提高效率？

A1: 研究建议领导应少说多听，将发言时间控制在40%以下，以引导而非主导。领导应使用积极倾听（不仅听，还要给予有思考的反馈），采用静默头脑风暴等技巧确保所有声音被听到。

Q2: 如何减少无效会议？

A2: 首先审视会议是否有明确目标，如果目标模糊或内容可通过邮件传达，应取消会议。使用议程、严格控制时长、准时开始结束。对于重复会议，考虑像Shopify那样全部取消。鼓励领导者关注与会者疲劳度，尤其在虚拟会议中。

总而言之，会议科学正逐步揭示高效开会的规律：少说多听、会前准备、关注包容性、尊重生物节律和文化差异。会议本身并非魔鬼，但当它变成毫无目的的例行公事时，就需要被“杀掉”。未来，更多跨文化和神经多样性的研究将帮助我们让这场“工作西兰花”变得更好下咽。